Norme ISO20121:2024, quel calendrier de transition ?

La nouvelle version de la norme qualité pour les évènements durables, ISO 20121:2024 a été publiée le 3 avril 2024 dernier. Quel calendrier envisager pour passer à la nouvelle version 2024 ?

Période de transition vers la norme ISO20121:2024
Une période de transition d’environ 3 ans est accepté par la plus part des organisme certification, du 3 avril 2024 au 31 mars 2027.

Audits et certification ISO20121:2024

• Pour les audits de certification initiales ou de renouvellement : à partir du 1er  avril 2025, les audits initiaux ou de renouvellement
• Pour les audits de surveillance : il convient de se rapprocher de son organisme certificateur. Chaque organisme a déterminé des dispositions précises.
• Transition obligatoire :  tous les certificats 2012 doivent être convertis vers la version 2024 avant le 31 mars 2027. 

Comment se préparer à la nouvelle version ISO 20121: 2024 ?

 1. Comprendre les évolutions principales de la version 2024

Avant toute action, assurez-vous de comprendre les changements introduits dans la version ISO20121:2024.

Les évolutions attendues incluent notamment :

• Mise à jour du contexte de l’organisme avec plus d’accent sur la matérialité et les enjeux ESG.
• Renforcement de la mobilisation des parties prenantes et de la gouvernance.
• Clarification du cycle d’amélioration continue.
• Plus grande intégration avec d’autres normes de management récentes (structure harmonisée).
• Accent renforcé sur la responsabilité sociétale, l’inclusivité et la transparence dans les événements.

Action : Obtenir et étudier la norme ISO 20121:2024

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2. Réaliser une analyse

Comparer :

• ce que demande la nouvelle version,
• et ce que votre système fait actuellement.

Voici une méthode simple pour avancer :

1. Lister toutes les exigences nouvelles ou reformulées de la version ISO20121:2024.
2. Évaluer pour chacune si votre système est conforme, partiellement conforme, non-conforme
3. Prioriser les écarts selon le risque et la faisabilité.

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3. Mettre à jour la documentation du système de management ISO20121:2012

Selon les écarts identifiés, mettre à jour votre système de management:

• Politique développement durable des événements
• Objectifs et indicateurs (avec peut-être des indicateurs supplémentaires ESG)
• Cartographie des parties prenantes
• Processus opérationnels et logistiques
• Plans d’urgence et de gestion des risques
• Méthodes d’évaluation des impacts sociaux, environnementaux et économiques
• Plans de communication interne/externe

L’enjeu clé : aligner les documents et les pratiques sur les nouvelles exigences.

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4. Former et sensibiliser le personnel aux exigences ISO20121:2024

Planifier une formation et/ou sensibilisation pour :

• l’équipe de pilotage du système,
• les responsables événementiels,
• les sous-traitants clés.

Objectifs:

• Comprendre les changements apportés par l’ISO 20121:2024
• Connaître les nouvelles exigences opérationnelles et les évolutions documentaires
• Harmoniser les pratiques

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5.Organiser la transition avec votre organisme de certification

Contacter l’organisme de certification afin d’organiser :

• un calendrier de transition (souvent 12 à 36 mois selon les normes),
• les modalités de l’audit de transition,
• la liste des éléments justificatifs attendus.